Faktura ustrukturyzowana, to faktura wystawiana w systemie KSeF wraz z nadanym specjalnym numerem. Jej zakres nie różni się od dotychczas obowiązujących faktur, ale każda z nich będzie miała taką samą strukturę logiczną FA(3).
1. W jaki sposób wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Przedsiębiorca ma kilka możliwości:
• przy wykorzystaniu aplikacji Ministerstwa Finansów,
• w swoim programie do fakturowania (jeśli obsługuje KSeF),
• na platformie Saldeo.
2. Jakie faktury trafiają do KSeF?
Do KSeF trafiają wszystkie faktury wystawiane dla firm (B2B), czyli m.in.:
• faktury sprzedaży podstawowe krajowe i zagraniczne,
• faktury zaliczkowe i końcowe,
• faktury korygujące.
3. Czego nie wysyłamy do KSeF?
Nie wszystkie dokumenty podlegają przesłaniu do systemu. Do KSeF nie wysyłamy:
• paragonów fiskalnych,
• paragonów z NIP do 450 zł (do końca 2026 r. traktowanych jako faktury uproszczone),
• faktur dla konsumentów (B2C) – można je wysyłać dobrowolnie, ale nie ma obowiązku,
• faktur pro forma,
• not księgowych i obciążeniowo-uznaniowych.
4. Tryby wystawiania faktur i data wystawienia faktury
Zgodnie z ogólną zasadą fakturę można wystawić do 15-go następnego miesiąca. To, jaka data zostanie uznana za datę wystawienia faktury, zależy od trybu, w którym ją wystawiasz.
4.1. Tryb ONLINE
• Wystawiasz fakturę i w tym samym dniu wysyłasz ją do KSeF.
• Dzień wysyłki jest datą wystawienia i jest to ten sam dzień, który wystawca poda na fakturze jako datę wystawienia.
4.2. Tryb Offline24
• Wystawiasz fakturę, ale wysyłasz ją do KSeF w dniu następnym.
• Datą wystawienia jest dzień, który wystawca poda na fakturze jako datę wystawienia, pod warunkiem, że faktura zostanie wysłana do KSeF w dniu następnym.
4.3. Tryb Offline niedostępność KSeF
Ministerstwo Finansów ogłasza zaplanowaną przerwę dostępu do systemu.
• Wystawiasz fakturę, ale wysyłasz ją do KSeF w dniu następnym po udostępnieniu KSeF.
• Datą wystawienia jest dzień, który wystawca poda na fakturze jako datę wystawienia, pod warunkiem, że faktura zostanie wysłana do KSeF w dniu następnym po udostępnienia KSeF.
4.5. Tryb Awaria KSeF
Awaria potwierdzona komunikatem MF.
• Wystawiasz fakturę, ale wysyłasz ją do KSeF w ciągu 7 dni po usunięciu awarii.
• Datą wystawienia, jest dzień, który wystawca poda na fakturze jako datę wystawienia, pod warunkiem, że faktura zostanie wysłana do KSeF w ciągu 7 dni po usunięciu awarii.
4.6. Tryb Awaria całkowita KSeF
Awaria potwierdzona komunikatem MF.
• Wystawiasz fakturę, ale nie wysyłasz jej do KSeF.
• Dostarczasz fakturę nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej.
• Datą wystawienia, jest dzień, który wystawca poda na fakturze jako datę wystawienia.
5. Brak anulowania faktur i brak not korygujących
W KSeF nie będzie można anulować wystawionej faktury. Każdy błąd poprawia się wyłącznie fakturą korygującą.
Noty korygujące również znikają – od wejścia KSeF jedynym sposobem poprawiania błędów pozostaje wystawienie korekty.
6. Data otrzymania faktury przez nabywce.
Podmioty zobowiązane do stosowania KSeF będą przesyłać faktury do KSeF. Dla odbiorcy faktura ustrukturyzowana będzie dostępna w KSeF I w żadnej innej formie nie będzie ona w obiegu. Data otrzymania faktury przez nabywcę, to data nadania numeru KSeF.
Wszystkie faktury będą dostępne w Saldeo następnego dnia po przesłaniu ich do KSeF.
Więcej informacji na stronie https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/
