Czym jest KSeF?
KSeF, to centralny system e‑fakturowania, prowadzony przez administrację skarbową, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML. Faktura przestaje być plikiem PDF czy papierowym wydrukiem, a staje się danymi zapisanymi w systemie państwowym. Do tej pory korzystanie z KSeF było dobrowolne, ale od 2026 roku stanie się obowiązkowe.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Mimo że obowiązek wystawiania faktur sprzedaży w KSeF wejdzie etapami, już od lutego 2026 r. przedsiębiorcy nie będą otrzymywali papierowych faktur zakupowych. Oznacza to, że nawet jeśli sami nie mają jeszcze obowiązku zamieszczania w KSeF swoich faktur sprzedaży, będą musieli pobierać faktury zakupowe z systemu. Dlatego warto wdrożyć rozwiązania techniczne i procedury obsługi KSeF jak najwcześniej.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Ustawodawca wprowadził harmonogram wdrażania KSeF:
- od 1 lutego 2026 r. – dla największych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podmiotów uznanych za wykluczone cyfrowo.
Warto pamiętać, że chodzi tu o obowiązek wysyłania własnych faktur sprzedaży do KSeF.
Kogo dotyczy, a kogo nie?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, w tym spółki prawa handlowego. Nie obejmuje natomiast faktur wystawianych konsumentom (B2C), faktur w procedurach szczególnych (np. OSS, IOSS), czy faktur RR dla rolników ryczałtowych.
Co cię czeka w praktyce?
Wdrażając KSeF, przedsiębiorca musi:
- zintegrować system fakturowy z KSeF,
- pamiętać, że data wystawienia faktury to data przesłania jej do systemu KSeF,
- zapewnić tryb awaryjny na wypadek braku dostępu,
- nadać uprawnienia osobom i biurom rachunkowym,
- dostosować się do nowych wymagań dotyczących treści faktury,
- pobierać i archiwizować faktury zakupowe z systemu.
Korzyści z KSeF
Choć na początku system może wydawać się skomplikowany, przynosi wiele korzyści: automatyzację księgowania, szybsze zwroty VAT, łatwiejszy obieg dokumentów i większe bezpieczeństwo archiwizacji.
Co zrobić już teraz?
- Sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsłuży KseF. Saldeo spełnia wymogi.
- Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania i zapytaj o terminy aktualizacji.
- Przeanalizuj proces wystawiania faktur w swojej firmie.
- Ustal z biurem rachunkowym sposób nadania uprawnień do KSeF.
- Przygotuj budżet i plan wdrożenia.
- Zacznij szkolić zespół już teraz.
Podsumowanie
KSeF, to nie tylko obowiązek, ale i szansa na uporządkowanie procesów w firmie. Choć wydaje się, że czasu jest dużo, warto zacząć przygotowania od razu. W kolejnych artykułach opowiem o szczegółach technicznych, strukturze faktury i praktycznych aspektach wdrożenia.
