Samochód osobowy w spółce z o.o. to dziś standard. Często jednak właściciele lub członkowie zarządu chcą wykorzystywać go również do celów prywatnych. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: jak to rozliczyć, żeby wszystko było zgodne z prawem i nie skończyło się problemami w razie kontroli? Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zasady w prosty i zrozumiały sposób.
VAT – odliczysz tylko 50%
Jeżeli samochód firmowy jest wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie, spółka może odliczyć tylko 50% podatku VAT od wszystkich kosztów związanych z tym pojazdem. Dotyczy to zarówno rat leasingowych, jak i paliwa, serwisu czy ubezpieczenia. Dobra wiadomość jest taka, że nie trzeba wówczas prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu ani zgłaszać go na formularzu VAT-26.
CIT – tylko 75% kosztów w firmie
Druga ważna zasada dotyczy podatku dochodowego. Jeśli samochód służy również prywatnym celom właścicieli czy członków zarządu, spółka może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów tylko 75% wszystkich wydatków związanych z autem. Pozostałe 25% nie może być kosztem, ponieważ nie jest bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą.
PIT – prywatne użytkowanie to przychód
Jeśli właściciele lub członkowie zarządu korzystają z samochodu spółki prywatnie i nie zwracają za to pieniędzy, powstaje tzw. nieodpłatne świadczenie. Fiskus traktuje to jak dodatkowy przychód, od którego trzeba zapłacić podatek. Spółka staje się wtedy płatnikiem PIT i powinna rozliczyć to świadczenie w imieniu osoby korzystającej z auta.
Rodzaj przychodu zależy od sytuacji: jeśli osoba jest zatrudniona w spółce – to przychód ze stosunku pracy, jeśli pełni funkcję członka zarządu – to przychód z działalności wykonywanej osobiście, a jeśli nie pełni żadnej funkcji – może to być przychód z innych źródeł lub nawet ukryta dywidenda.
Jak ustalić wartość świadczenia?
W praktyce wartość świadczenia ustala się na podstawie rynkowej wartości wynajmu podobnego pojazdu albo – prościej – przyjmując proporcję kosztów. Jeżeli np. samochód jest wykorzystywany w 50% prywatnie, można uznać, że wartość świadczenia to połowa wszystkich kosztów związanych z autem w danym miesiącu.
Jak to udokumentować?
Aby rozliczenie było prawidłowe i bezpieczne, warto przygotować kilka dokumentów:
Uchwałę zarządu dopuszczającą prywatne korzystanie z pojazdu.
Miesięczne zestawienie kosztów związanych z samochodem.
Wyliczenie wartości świadczenia, które stanowi przychód.
Odpowiedni dokument podatkowy – PIT-11 lub PIT-8C w zależności od sytuacji.
Podsumowanie – co warto zapamiętać
Prywatne korzystanie z samochodu firmowego to żaden problem – pod warunkiem, że zostanie prawidłowo rozliczone. Spółka odliczy 50% VAT, zaliczy 75% wydatków w koszty podatkowe, a użytkownik auta rozliczy przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Prawidłowa dokumentacja i rozliczenie podatku to najlepszy sposób, by uniknąć problemów podczas kontroli.
A co ze spółką jawną, komandytową lub partnerską?
Wszystkie powyższe zasady dotyczą głównie spółek kapitałowych, takich jak spółka z o.o. czy spółka akcyjna. W przypadku spółek osobowych – czyli spółki jawnej, komandytowej czy partnerskiej – sytuacja wygląda nieco inaczej, choć podstawowe reguły dotyczące VAT i kosztów pozostają takie same.
✅ VAT – zasady są identyczne: jeśli samochód jest używany zarówno prywatnie, jak i firmowo, odliczamy tylko 50% VAT, a jeśli wyłącznie w działalności i prowadzimy ewidencję przebiegu – 100%.
✅ Koszty – również tu obowiązuje limit 75% kosztów eksploatacyjnych, gdy pojazd jest wykorzystywany w sposób mieszany.
❗ Największa różnica dotyczy tzw. nieodpłatnych świadczeń. W spółkach osobowych wspólnicy są jednocześnie właścicielami majątku spółki, więc korzystanie z samochodu przez wspólnika nie jest traktowane jako świadczenie otrzymane od kogoś innego. Oznacza to, że w większości przypadków nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń i nie trzeba wystawiać PIT-11 ani PIT-8C.
📌 Uwaga: jeśli samochód zostanie udostępniony osobie trzeciej, np. członkowi rodziny wspólnika, który nie jest wspólnikiem, wtedy taki przychód powstaje.
Podsumowując: zasady VAT i kosztów są wspólne dla wszystkich spółek, ale tylko w spółkach kapitałowych powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń, który należy rozliczyć. W spółkach osobowych – co do zasady – takiego obowiązku nie ma.
