Na naszym blogu staramy się przybliżać trudną materię, jaką niewątpliwie jest prawo podatkowe i rachunkowe. Ważne jest dla nas także, by na bieżąco informować o najważniejszych zmianach planowanych w tym zakresie przez prawodawcę. Pragniemy jednak prezentować również wskazówki i porady, które mogą okazać się pomocne w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Mając to na uwadze, chcielibyśmy przedstawić podstawowe reguły związane ze zmianą adresu firmy.
Adres firmy – dlaczego jest tak ważny?
Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej, musimy zdecydować się, pod jakim adresem nasza firma będzie zarejestrowana. Jest to ważna decyzja nie tylko z punktu widzenia logistyki oraz możliwości pozyskiwania kontrahentów. Trzeba bowiem pamiętać, że na wskazany adres będzie doręczana nam korespondencja sądowa i urzędowa, dotycząca naszej firmy. Jeśli zdecydujemy się na prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki, od decyzji tej zależeć będzie także właściwość organów administracji publicznej, w tym organów podatkowych, które będą zajmowały się sprawami naszego przedsiębiorstwa. Na szczęście, jeśli zaistnieje taka konieczność, zmiana adresu naszej firmy jest możliwa także w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Warto zatem przedstawić podstawowe zasady umożliwiające jej przeprowadzenie.
CEIDG czy KRS? Gdzie rejestrować działalność?
Należy pamiętać, że adres jest jedną z danych obowiązkowo podawanych w trakcie rejestracji firmy. W zależności od formy prawnej, w jakiej zdecydowaliśmy się prowadzić działalność gospodarczą, adres został zatem zgłoszony albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), albo do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wpisowi do pierwszej z wymienionych baz danych podlegają przedsiębiorcy, będący osobami fizycznymi. W rejestrze przedsiębiorców KRS umieszcza się natomiast informacje o prowadzących działalność gospodarczą, osobach prawnych i innych jednostkach organizacyjnych, nie będących osobami fizycznymi. To w rejestrze przedsiębiorców KRS znajdziemy zatem dane wszystkich spółek handlowych.
Zmiana adresu firmy – jak to zrobić?
Mając na uwadze powyższe zależności, wskazać należy, że aktualizacji danych dotyczących adresu firmy przedsiębiorców jednoosobowych (osób fizycznych) dokonuje się za pomocą formularza CEIDG-1. Dokument ten możemy złożyć osobiście w dowolnym urzędzie gminy. Wniosek może zostać wysłany także pocztą, ale wówczas własnoręczny podpis powinien zostać poświadczony przez notariusza. Na stronie internetowej CEIDG przewidziano również możliwość przygotowania i złożenia wniosku w formie elektronicznej. Ze względu na wygodę takiego sposobu działania oraz dostępność kilku wariantów (m.in. dla posiadaczy podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego), warto rozważyć skorzystanie z tego rozwiązania. Podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym muszą natomiast pamiętać, że jeśli przeniesienie adresu firmy wiąże się z przeniesieniem jej siedziby, wpis do rejestru powinien zostać poprzedzony zmianą aktu założycielskiego (umowy założycielskiej). Warto zauważyć, że zmiana siedziby oznacza przeniesienie firmy do innej miejscowości. Siedzibą jednostki organizacyjnej jest bowiem zawsze oznaczona miejscowość, np. Warszawa. Następnie zawiadomienie o zmianie należy złożyć lub przesłać za pośrednictwem poczty do właściwego sądu rejestrowego. Właściwy formularz (w zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej) można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości. Podobnie jak w przypadku przedsiębiorców jednoosobowych, również w tej sytuacji istnieje możliwość złożenia wniosku w formie elektronicznej. Trzeba jednak podkreślić, że niezależnie od formy prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma 7 dni na złożenie wniosku o dokonanie zmian w CEIDG lub rejestrze przedsiębiorców KRS.
Zmiana adresu firmy jest ważną czynnością, której nie powinniśmy zaniedbać. Reguły jej przeprowadzenia zostały określone odrębnie w zależności od formy prawnej przedsiębiorcy. Nie powinny one jednak nastręczać wielu trudności. Co jednak ważne, po dokonaniu zmiany adresu firmy powinniśmy pamiętać także o zawiadomieniu naszych kontrahentów i zgłoszeniach aktualizacyjnych skierowanych do organów administracji publicznej.
Bardzo ciekawy artykuł, może się przydać gdy ktoś prowadzi własną działalność
Biuro Księgowe Kooperacja pomogło mi przy wszystkich formalnościach związanych ze zmianą mojego dawnego adresu firmy. Dodam, iż byłam w tym tematach zupełnie „zielona”, poszłam po rade do innej księgowej, która kazała mi poszukać informacji … w internecie i za usługę doradztwa wzięła…..50 złotych. Gdyby nie Pani Elżbieta, to do dzisiaj nie umiałabym tego załatwić, ponieważ nie znam się na tych wszystkich kruczkach, jestem humanistką, a moja dotychczasowa działalność to domowy handmade. Problem wynikł, gdy odziedziczyłam lokal na działalność po zmarłym ojcu, który wykupił go na własność i zapisał mi w testamencie. Pani Elżbieta, jasno i klarownie wszystko mi wytłumaczyła, po kolei, gdzie i do kogo mam iść, jakie dokumenty wypełnić, wszystko od razu mi sprawdziła. No i zostałam u niej – już na zawsze. Do dzisiaj się mną zajmują;) Wszystko mam na czas i wszystko wiem, szczególnie, ze teraz jestem już na VAT.