Z dniem 1 stycznia 2014 r. przestały obowiązywać dotychczasowe zasady wystawiania faktur VAT zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.
Od 1 stycznia 2014 r. zasady te reguluje ustawa z dnia 7 grudnia 2013 r., która wprowadziła wiele zmian w tym zakresie.
W jakim terminie należy wystawić faktury VAT?
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonania usługi. Jeżeli na poczet dokonanej dostawy towarów lub wykonanej usługi otrzymano część lub całość zapłaty, wówczas fakturę wystawia się również nie później niż 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym otrzymano ową zapłatę. Dotychczas termin ten mijał 7. dnia po dniu dokonania dostawy towaru, wykonania usługi albo otrzymania części lub całości zapłaty. Nowe przepisy nie mówią nic o fakturach zbiorowych, ale wydłużony termin wystawienia faktury umożliwia wystawienie jednej faktury dokumentującej sprzedaż z całego miesiąca.
Nieco inny termin wystawienia faktury występuje w następujących przypadkach:
- Usług budowlanych i budowlano-montarzowych – do 30. dnia od dnia wykonania usługi.
- Dostawy książek drukowanych, z wyjątkiem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów drukowanych – do 60. dnia od dnia wydania towaru. Jeżeli natomiast umowa przewiduje rozliczenie zwrotu wydawnictw – do 120. dnia od dnia wydania pierwszej partii towaru.
- Czynności polegających na drukowaniu książek, z wyjątkiem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów drukowanych – do 90. dnia od dnia wykonania tych czynności.
- Usług polegających na dostawie energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej i gazu przewodowego – do dnia, w którym upływa termin płatności.
- Świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych, dystrybucji energii, cieplnej lub chłodniczej i gazu przewodowego – do dnia, w którym upływa termin płatności.
Jeżeli do wydanego towaru dołączone są opakowania zwrotne, za które pobierana jest kaucja, to obowiązek zafakturowania tej kaucji mija:
- w przypadku określenia w umowie terminu zwrotu opakowań – 7. dnia po tym terminie;
- w przypadku nieokreślenia w umowie terminu zwrotu opakowań – 60. dnia po dniu wydania opakowań.
Kiedy nie musimy wystawić faktury VAT?
Podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT (art. 43 ust. 1) lub przez podmioty zwolnione z VAT (art. 113 ust. 1 i 9) oraz przy innych zwolnieniach (art. 82 ust. 3). Jeżeli jednak nabywca zażąda wystawienia takiej faktury w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano wydania towaru, wykonania usługi albo otrzymania części lub całości zapłaty, to sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę w następujących terminach:
- w przypadku zażądania wystawienia faktury zgłoszonego do końca miesiąca, w którym dokonano wydania towaru, wykonania usługi lub otrzymania części lub całości zapłaty – do 15. dnia następnego miesiąca;
- w przypadku zażądania wystawienia faktury zgłoszonego po zakończeniu miesiąca, w którym dokonano wydania towaru, wykonania usługi lub otrzymania części lub całości zapłaty – do 15. dnia po zgłoszeniu żądania.
Sprzedawca może odmówić wystawienia faktury, jeżeli żądanie zostanie zgłoszone po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano wydania towaru, wykonania usługi albo otrzymania części lub całości zapłaty.
Kiedy najwcześniej możemy wystawić fakturę VAT?
Faktury nie mogą być wystawiane wcześniej niż 30 przed dniem wydania towaru, wykonania usługi lub otrzymania części lub całości zapłaty.
Od tej zasady są pewne wyjątki:
- usługi dotyczące świadczenia, w stosunku do którego ustalane są następujące po sobie okresy rozliczeń lub płatności, w tym również usługi ciągłe, co do których termin płatności nie upływa w bieżącym roku;
- dostawy towarów, następujące cyklicznie i w takich też cyklach rozliczane;
- dostawy i usługi, dla których nie ma obowiązku wystawienia faktury na otrzymane zaliczki, z wyjątkiem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dla której to transakcji fakturę można wystawić wyłącznie nie wcześniej niż 30 dni przed jej wykonaniem.
W tych przypadkach faktury mogą być wystawiane wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem czynności.
Należy pamiętać, że od 1 stycznia 2014 r. sam fakt wystawienia faktury nie będzie miał związku z momentem powstania obowiązku podatkowego, gdyż obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi, a nie wystawienia faktury.
Więcej na temat momentu powstania obowiązku podatkowego w artykule Moment powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT w obrocie krajowym w 2014 r.
