Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Prowadzenie przedsiębiorstwa polega nie tylko na zdobywaniu kontrahentów, ale również na dokonywaniu bieżących rozliczeń, chociażby z urzędem skarbowym czy z ZUS-em.

Oczywiście o formalną stronę funkcjonowania firmy przedsiębiorcy mogą zadbać sami, ale z reguły decydują się jednak na pomoc profesjonalistów. Taka pomoc księgowa jest po prostu najlepszym rozwiązaniem dla początkujących przedsiębiorców, którzy nie koniecznie dobrze orientują się w przepisach prawa rachunkowego, jak również dla firm nieco dłużej istniejących na rynku i mających coraz bardziej skomplikowane rozliczenia księgowe.

Na rynku mamy wiele ofert firm rachunkowych, jak zatem wybrać dobre biuro rachunkowe i jakimi kryteriami powinniśmy się kierować przy podejmowaniu decyzji?

 

 

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Prowadzenie księgowości jest bardzo odpowiedzialnym zadaniem, dlatego zawsze sprawdzajmy, czy interesujące nas biuro rachunkowe ma odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie.

Wybór biura rachunkowego należy zacząć od sprawdzenia kilku podstawowych kwestii.

 

1. Certyfikaty

Do 10 sierpnia 2014 roku osoby, chcące prowadzić działalność rachunkową musiały posiadać Licencję Ministra Finansów. Po uwolnieniu zawodu, aby otworzyć takie biuro nie wymagane są praktycznie żadne uprawnienia, może więc je prowadzić każdy. Warto, zatem sprawdzić kwalifikacje osób, które mają zajmować się naszą księgowością.

A więc sprawdzajmy, czy księgowa posiada:

• Licencję Ministra Finansów w postaci certyfikatu księgowego. Choć nie jest on już obowiązkowy, to wielu księgowych z wieloletnim doświadczeniem, posiada taki dokument, wydany właśnie przez Ministerstwo Finansów. Licencja ta jest jednym z kilku dokumentów potwierdzających zdobycie odpowiednich kwalifikacji.
• Certyfikaty Centrum Informacji Księgowej – jest to organizacja, która zajmuje się nadawaniem certyfikatów biurom księgowym i rachunkowym. Certyfikowanie to polega na prowadzeniu egzaminów dla księgowych i weryfikacji biur rachunkowych pod kątem określonych kryteriów oraz oczywiście nadawaniu im odpowiednich certyfikatów. Informacje o certyfikowanych księgowych oraz biurach rachunkowych można pozyskać, z największej tego typu bazy w Polsce, na stronie internetowej cik.org.pl.
• Potwierdzenia kursów i szkoleń księgowych – informują one potencjalnego przedsiębiorcę o tym, że dane biuro rachunkowe na bieżąco poszerza i aktualizuje swoją wiedzę.
• Wszelkie certyfikaty nie są wydawane na całe biuro, ale imiennie na konkretną osobę. Dlatego powinniśmy kontaktować się bezpośrednio z osobą, która ma zajmować się prowadzeniem naszej rachunkowości i ją pytać o to, czy posiada certyfikaty, ewentualnie również o to, kiedy zostały one wydane, bo to także świadczy o doświadczeniu i umiejętnościach księgowego.
• Dobrze by było, aby nasze biuro rachunkowe współpracowało z osobami, które mają licencję doradców podatkowych – ich wiedza jest znacznie szersza od tej, która wymagana jest do uzyskania certyfikatu.

 

2. Ubezpieczenie

Każde dobre biuro rachunkowe powinno posiadać ubezpieczenie OC na działalność biura rachunkowego. Jest to, obok kwalifikacji, podstawowy warunek przy wyborze usług rachunkowo-księgowych. Ubezpieczenie to chroni naszą firmę od odpowiedzialności finansowej w przypadku, gdyby zaszły jakieś błędy ze strony biura rachunkowego. I tutaj zasad jest dość prosta – im większa kwota ubezpieczenia, tym oczywiście lepiej.

Dlatego warto zapytać księgową o wysokość ubezpieczenia, a także czy oprócz podstawowego świadczenia posiada również rozszerzoną polisę (np. o ubezpieczenie kard i płac – kwestia ta będzie istotna, jeśli zatrudniamy pracowników).

 

3. Zakres świadczonych usług

Zakres świadczonych usług przez biuro rachunkowe jest kolejną, bardzo ważną kwestią godną uwagi. Niektóre biura rachunkowe oferują szeroki wachlarz usług, proponując rachunkowość podatkową, finansowo-zarządczą, jak i obsługę kadrowo-płacową. Inne zaś specjalizują się w znacznie węższym zakresie usług i praktykują indywidualne podejście do klienta.

Zanim, więc zdecydujemy się na którąś z ofert, zastanówmy się, czego my oczekujemy od biura.

Czy ma to być wyłącznie prowadzenie księgowości, czy może jednak interesuje nas szerszy zakres usług?

Jeśli potrzebujemy tylko usług księgowych to dobrym rozwiązaniem będzie wybór małego biura rachunkowego, które zaoferuje nam indywidualne podejście i zapewne nieszablonowe rozwiązania. Natomiast, jeśli prowadzona przez nas działalność gospodarcza będzie wiązała się z bardziej skomplikowaną rachunkowością, i prawdopodobnie wskazana będzie pomoc większej liczby specjalistów, wówczas lepiej zdecydować się na usługi dużego biura rachunkowego.

 

4. Doświadczenie, specjalizacja branżowa i pozycja na rynku

Warto poszukać opinii o interesującym nas biurze rachunkowym np. w sieci lub po prostu popytać znajomych.

Najczęściej największym zaufaniem cieszą się te biura rachunkowe, które dobrze prosperują na rynku już od wielu lat. Nie zawsze jednak to, jak długo konkretne biuro działa na rynku, może świadczyć o doświadczeniu prowadzącego. Często, bowiem księgowi po latach pracy i nabyciu doświadczenia na etacie w biurze rachunkowym, zakładają własne firmy. A więc nawet „młode” biuro rachunkowe może być prowadzone przez doświadczonego księgowego.

Inną kwestią jest to, że niektóre biura rachunkowe specjalizują się w obsłudze przedsiębiorstw z konkretnych branż. Takie biura bardzo dobrze radzą sobie z rozliczaniem np. firm transportowych, farmaceutycznych lub zajmują się prowadzeniem rozliczeń firm usługowych lub produkcyjnych.

 

5. Organizacja biura rachunkowego

Funkcjonowanie biur rachunkowych okazuje się sprawą indywidualną, dlatego wybierajmy te, które działają sprawnie i nowocześnie. Zwróćmy uwagę na takie kwestie jak:

• w jakich godzinach pracuje księgowa, czy będziemy mogli kontaktować się z nią tylko przykładowo w godzinach 8-16, czy też w wyjątkowych sytuacjach możemy liczyć na pomoc poza godzinami pracy;
• czy będzie możliwość przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, a także czy biuro będzie nam udostępniać dane i dokumenty przez Internet (np. zestawienia kosztów czy kopie faktur). Jest to bardzo istotna kwestia, bo jeśli okaże się, że wszelkie dokumenty musimy dostarczać i obierać osobiście to, na dłuższą metę, może okazać się to bardzo kłopotliwe;
• w jaki sposób biuro rachunkowe będzie nas informowało np. o przypadających na dany miesiąc podatkach do zapłaty – bardzo ważne jest, aby księgowa na bieżąco monitorowała naszą sytuację;
• w jakim terminie będziemy zobowiązani do przekazywania dokumentów i czy będzie możliwość wysyłania ich online, a także jakie są konsekwencje przekroczenia terminu?

 

6. Ochrona danych wrażliwych

Kolejną bardzo ważną kwestią jest sprawdzenie, czy interesujące nas biuro rachunkowe wdrożyło procedury związane z ochroną danych osobowych, zgodnie z zaleceniami RODO. Takie biuro będzie posiadało bardzo dużo istotnych, a nawet newralgicznych informacji, dlatego musi mieć odpowiednią ochronę danych wrażliwych.

Tak, więc kwestia archiwizacji naszych dokumentów jest bardzo ważna, ponieważ to biuro zazwyczaj je przechowuje. Od strony klient jest to wygodne rozwiązanie, bo daje pewność, że dokumentacja nie zostanie zagubiona ani zniszczona, a w razie np. kontroli ze skarbówki, księgowa będzie mogła przedstawić je w naszym imieniu (na podstawie udzielonego jej przez nas pełnomocnictwa).

 

7. Cena a jakość usług

Na pewno cena nie powinna być najważniejszym czynnikiem decydującym o wyborze biura rachunkowego, nie mniej jednak oczywiste jest, że przedsiębiorcy będą brać pod uwagę koszt miesięczny obsługi takiego biura. Rozsądny wybór biura rachunkowego powinien być oparty na proporcjonalnej wysokości ceny do jakości usługi.

Przed podjęciem współpracy sprawdźmy też, czy oprócz podstawowej opłaty za usługę księgową, w trakcie prowadzenia rachunkowości, mogą pojawić się inne koszty.

Dość ryzykowne jest wybieranie najtańszego biura rachunkowego, ponieważ każde obniżenie ceny wiąże się z jakimiś oszczędnościami w zakresie działania biura. W praktyce są to średnio 70-80 procent koszty pracy ludzkiej. Niższe koszty mogą być związane z mniejszym zakresem usług lub, co gorsza, z przeciążonymi obowiązkami księgowymi, które nie są w stanie realizować pracy w terminie.

Tak, więc nie kierujmy się tylko ceną przy wyborze biura rachunkowego, a raczej zakresem jego usług i kompetencjami pracowników.

 

Dobre biuro rachunkowe, czyli jakie?

Dobre biuro rachunkowe zachowuje porządek w dokumentacji, dokłada wszelkich starań, aby dokumenty klientów nie były narażone na utratę poufności danych. Zatrudnia wykwalifikowaną kadrę. Zdarza się, że w biurach rachunkowych zatrudniani są studenci np. do wprowadzania danych, którzy nie posiadają fachowej wiedzy z zakresu podatków.

Mogą, więc popełniać błędy, a nie wszystkie są wykrywane w bieżącym miesiącu. A to z kolei może prowadzić do błędów w rozliczeniach i deflacjach, a nawet kontroli urzędów skarbowych. Ważne jest zatem, abyśmy upewnili się kto będzie obsługiwała naszą księgowość, jakie ma wykształcenie, doświadczenie oraz kwalifikacje.

Podpisując umowę z biurem rachunkowym, mamy prawo żądać przedstawienia dokumentacji, potwierdzającej kompetencje osoby obsługującej naszą księgowość.

Sprawdzenie wszystkich tych elementów jest bardzo ważne, bo błędy rachunkowe nie zwalniają podatnika (czyli nas) od odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenie podatku. W przypadku jakichkolwiek kłopotów z Urzędem Skarbowym bądź innymi instytucji państwowymi to właśnie podatnik jest stroną postępowania przed organem podatkowym i to on będzie udzielać wyjaśnień dotyczących rozliczeń podatkowych.

 

Świadomy wybór biura rachunkowego

Powyższe sugestie miały na celu podpowiedzenie Państwu, jak wybrać biuro rachunkowe?

Oczywiście nie jest to zadanie łatwe i wymaga poświęcenia sporo czasu, aby znaleźć takie biuro rachunkowe, z którym współpraca będzie oparta na rzetelnych, biznesowych wartościach.

Poszukując biura księgowego w Poznaniu lub okolicach warto zajrzeć na naszą stronę internetową.

Usługi świadczone przez nasze biuro są rzetelne i prowadzone na wysokim poziomie, przez wykwalifikowaną kadrę pracowników.

Zapraszamy!