Księgi rachunkowe musi prowadzić każda spółka prawa handlowego (kapitałowa i osobowa), nawet gdy jest w trakcie organizacji. Książka przychodów i rozchodów (KPiR) nie jest dozwolona dla spółek prawa handlowego.
Obowiązek prowadzenia księgi rachunkowej spoczywa również na osobach fizycznych, spółkach jawnych osób fizycznych, spółkach cywilnych osób fizycznych, spółkach partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody netto w poprzednim roku obrotowym przekroczyły kwotę 1 200 000 euro. Wielkość tę przelicza się na PLN wg kursu średniego, ogłoszonego przez NBP w dniu 30 września zakończonego roku podatkowego (art. 24a ust. 6 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wynika z tego, że prowadzenie ksiąg rachunkowych nie dotyczy osób fizycznych, których przychody netto w 2012 r. były niższe niż kwota 4 936 560 zł. Podmioty te mają obowiązek prowadzić książkę przychodów i rozchodów (KPiR).
Dobrowolne prowadzenie księgi rachunkowej.
Osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne, które na mocy art. 24a ust. 4 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie są zobligowana do prowadzenia księgi rachunkowej, mogą dobrowolnie przejść na ewidencję w formie księgi rachunkowej. Osoby te muszą wówczas powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy ewidencji, w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność tych osób prowadzona jest w formie spółki, obowiązek zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu ewidencji w formie księgi rachunkowe j spoczywa na każdym ze wspólników.
Księga rachunkowa i książka przychodów i rozchodów są podstawą do naliczenia miesięcznych zaliczek i sporządzenia rozliczenia rocznego w podatku dochodowym od osób prawnych CIT i osób fizycznych PIT.
